Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Kompleksowa Obsługa Logistyczna z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka” lub „Administrator”), działającą w branży transportu i logistyki.

1. Administrator danych osobowych Administratorem danych osobowych jest Kompleksowa Obsługa Logistyczna, prowadząca działalność na terytorium Polski. Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych na stronie internetowej lub w umowach zawieranych z klientami.

2. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz obowiązującymi w Polsce przepisami krajowymi. Dane przetwarzamy w szczególności w następujących celach: 1) zawarcie i realizacja umów z klientami i kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), 2) realizacja usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych, w tym organizacja przewozu, monitorowanie przesyłek, rozliczenia i obsługa reklamacji, 3) wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz prawa transportowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), 4) realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa systemów i sieci, zapobieganie nadużyciom i oszustwom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), 5) marketing bezpośredni własnych usług (w tym w formie elektronicznej, o ile przepisy na to pozwalają lub została wyrażona zgoda), 6) rekrutacja pracowników i współpracowników – na podstawie przepisów kodeksu pracy lub zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od relacji z Administratorem, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: 1) dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL (jeśli jest konieczny), stanowisko służbowe, 2) dane kontaktowe: adres siedziby lub zamieszkania, adres korespondencyjny, numery telefonów, adresy e-mail, 3) dane dot. realizacji usług logistycznych i transportowych: dane nadawcy i odbiorcy, miejsce załadunku i rozładunku, informacje dot. ładunku, numery listów przewozowych, dane kierowców i pojazdów, 4) dane rozliczeniowe i finansowe: numer rachunku bankowego, dane niezbędne do wystawienia faktur, informacje o płatnościach, 5) dane zbierane w procesie rekrutacji: informacje zawarte w CV, liście motywacyjnym oraz podczas rozmów rekrutacyjnych, 6) dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej (np. adres IP, pliki cookies – o ile są stosowane).

4. Źródła pozyskiwania danych Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim: 1) bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. przy zawieraniu umowy, w podczas kontaktu mailowego lub telefonicznego), 2) od podmiotów trzecich, z którymi współpracujemy przy realizacji usług logistycznych i transportowych (np. podwykonawców, przewoźników, spedytorów), 3) z powszechnie dostępnych rejestrów (np. CEIDG, KRS), jeśli jest to niezbędne do realizacji umowy lub wypełnienia obowiązków prawnych.

5. Odbiorcy danych osobowych Dane osobowe mogą zostać udostępnione: 1) podmiotom współpracującym z Administratorem przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnikom, firmom spedycyjnym, podwykonawcom), 2) dostawcom usług IT, hostingu, systemów księgowych i kadrowo-płacowych, z którymi zawarte są odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, 3) podmiotom świadczącym usługi prawne, doradcze, podatkowe, windykacyjne, 4) instytucjom finansowym i bankom w zakresie niezbędnym do realizacji płatności, 5) organom administracji publicznej, sądom i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku z realizacją usług transportowych lub logistycznych zajdzie konieczność przekazania danych do państwa trzeciego (poza EOG), odbywać się to będzie wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, takich jak standardowe klauzule umowne lub decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wynikający z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności: 1) dane związane z realizacją umowy – przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów cywilnych, 2) dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami ustawy o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi, 3) dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, 4) dane rekrutacyjne – przez czas trwania procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres wskazany w treści zgody lub do czasu jej odwołania.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO: 1) prawo dostępu do danych osobowych, 2) prawo sprostowania danych, 3) prawo usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), jeżeli dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a nie ma podstaw prawnych do dalszego przetwarzania, 4) prawo ograniczenia przetwarzania, 5) prawo przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO, 6) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego, 7) prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem zgodnie z danymi kontaktowymi podanymi na stronie internetowej lub w dokumentach umownych.

9. Prawo do wniesienia skargi Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.

10. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych może być: 1) dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy – brak podania danych może uniemożliwić świadczenie usług transportowych i logistycznych, 2) wymagane przez przepisy prawa – w takim przypadku ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy lub realizacji określonych obowiązków ustawowych.

11. Zabezpieczenia danych osobowych Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Obejmuje to m.in. kontrolę dostępu, stosowanie haseł, szyfrowanie wybranych danych, regularne aktualizacje oprogramowania oraz szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

12. Pliki cookies i dane zbierane automatycznie Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego jej funkcjonowania, ulepszania jakości usług, prowadzenia statystyk odwiedzin, a także – w uzasadnionych przypadkach – działań marketingowych. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji Co do zasady Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Jeżeli w przyszłości taka forma przetwarzania zostałaby zastosowana, Administrator zapewni wdrożenie wymogów RODO, w tym poinformuje o podstawie prawnej, logice podejmowania decyzji oraz znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania.

14. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, zmian w zakresie przetwarzania danych osobowych lub zmian w oferowanych usługach. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana na stronie internetowej Administratora oraz będzie miała zastosowanie od momentu jej udostępnienia.

15. Kontakt W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących praw, można skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych udostępnionych na stronie internetowej Kompleksowa Obsługa Logistyczna lub w innych kanałach komunikacji przewidzianych przez Spółkę.